5 nasvetov za učinkovito organizacijo dokumentov
Beáta Vaňková
Bonami Blogger
Papirji se kopičijo v vsakem gospodinjstvu. Bančni izpiski, računi za komunalne storitve, garancije za nove naprave - papir sem, papir tja in začne se kaos. Za hitro iskanje vsega, kar potrebujete, je potreben dobro strukturiran sistem. Svetovali vam bomo, kako se lotiti urejanja.
Vzpostavite pravi sistem
Dokumente razdelite v tri glavne kategorije - osebne, finančne dokumente in potrdila o nakupih. Za vsako kategorijo uporabite veliko mapo in jo označite, da boste pozneje vedeli, kaj je v njej. Znotraj mape dokumente razdelite v podkategorije, ki jih lahko spravite v mapice ali kuverte.
Razvrstite dokumente v podkategorije
Izdelki
Pametno organizirajte mape
Dokumente v posameznih mapah lahko razvrščate po abecedi, kronološko ali po kategorijah in pomembnosti. Dokumente, ki spadajo v isto podkategorijo, lahko nato spnete skupaj ali jih položite v plastične mape, ki olajšajo arhiviranje.
Poiščite pravo mesto za shranjevanje
Ko imate vse razvrščeno, lahko razporedite mape na police, regale ali knjižne police. Dokumente, ki jih najpogosteje uporabljate ali se nameravate k njim vrniti v prihodnosti, postavite bližje svoji pisalni mizi. Za kratkotrajno shranjevanje in upravljanje dokumentov do velikosti A4 lahko uporabite namizne predalnike.
Zavrzite stare dokumente
Ko zavržete neželene dokumente, je na vrsti odstranjevanje. Vendar ne pozabite na osebne podatke na dokumentih. Najprimernejša možnost je, da jih razrežete. Če dokumenti ne vsebujejo občutljivih informacij, jih lahko reciklirate za ponovno uporabo.